Política de Transparencia y Ética Empresarial

PRODESEG S.A., y sus directivos se comprometen a llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta, con el fin de prevenir los riesgos de corrupción y soborno transnacional (C/ST). Por lo tanto, cumplirán las normas colombianas aplicables en materia. PRODESEG S.A., y sus directivos impulsarán internamente un abierto rechazo hacia cualquier conducta que implique corrupción o soborno transnacional (C/ST) o cualquier otra práctica corrupta, de conformidad con las normas y comportamientos básicos contenidos en documentos internos que se han dictado en materia. Las operaciones, actividades, negocios y contratos que adelante PRODESEG S.A., se ajustarán a las políticas y procedimientos aplicables a la prevención del riesgo de corrupción y soborno transnacional (C/ST).

POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO


Identificación y evaluación de los riesgos C/ST

El programa de transparencia y ética empresarial PTEE estará fundamentado en la identificación y evaluación de los riesgos de C/ST y para ello se analizará el sector económico en el cual desarrolla el objeto social, los terceros que participan en las operaciones, negocios o contratos y su relación con servidores públicos, el tipo de contratos o negocios, la participación en contratos de colaboración o de riesgo compartido, las áreas geográficas donde se llevan a cabo los negocios y otras características particulares. La matriz de riesgo será el instrumento que permita a PRODESEG S.A., registrar los análisis, evaluar, medir, auditar la evolución del riesgo C/ST y establecer el orden y prioridad con que se adoptarán las medidas para mitigar adecuadamente el riesgo.

Auditoría y Verificación del PTEE

Para auditar y verificar el cumplimiento del PTEE, la Junta Directiva de PRODESEG S.A. designará una persona denominada Oficial de Cumplimiento, con la idoneidad, experiencia, liderazgo y perfil requerido para gestionar el Riesgo C/ST e informará a la Superintendencia de Sociedades de conformidad con lo establecido en el capítulo XIII de la CBJ de la SS.

Debida Diligencia

PRODESEG S.A. revisará los aspectos legales, contables y financieros relacionados a cada contrato, negocio o transacción mayores a $10.000.000 pesos m/cte., para identificar y evaluar los riesgos de C/ST que puedan afectar a PRODESEG S.A. o a sus Contratistas, de éstos últimos se verificará su buen crédito y reputación..-

Conservación de los documentos y fidelidad de los registros contables

Todos los empleados asegurarán que los libros y registros de PRODESEG S.A. se registren de forma adecuada y justa las transacciones en las cuales PRODESEG S.A. toma parte, así mismo tomarán medidas razonables para garantizar que la naturaleza y el monto de la transacción se reflejen correcta y justamente. El revisor fiscal verificará la fidelidad de la contabilidad y se asegurará de que en las transferencias de dinero u otros bienes que ocurran entre PRODESEG S.A. y sus Sociedades Subordinadas, no se oculten pagos directos o indirectos relacionados con sobornos, dadivas, coimas u otras conductas corruptas. Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas y control de C/ST se conservarán dentro de los archivos del área Financiera y deberán permanecer disponibles de manera permanente para que puedan ser consultados por los organismos de control.

Regalos, comidas, atenciones y/o donaciones

Los colaboradores de PRODESEG S.A. no deben solicitar, aceptar, ofrecer o suministrar regalos, entretenimiento, hospitalidad, viajes ni patrocinio de o con personas que tienen una relación comercial con la empresa, y que no sea razonable, proporcionado o relacionado con la actividad. PRODESEG S.A., reconoce que en el giro normal de los negocios se puede presentar atenciones para expresar gratitud y reconocimiento, pero estos deben ser aprobados por el área financiera y cumplir con los procedimientos y montos razonables contables (no mayores a un SMLV). Se aceptan invitaciones para atención de eventos académicos (congresos, seminarios, capacitaciones) o para conocer la empresa o el producto ofrecido por un tercero autorizado previamente por la Gerencia General o Dirección Comercial, y PRODESEG S.A. asumirá todos los gastos de alojamiento y manutención necesarios. La organización puede realizar donaciones (únicamente contribuciones en especie) y deben tener un bien licito, y enfocadas al bien común; deben quedar debidamente registradas contablemente y autorizadas por la gerencia general y/o gerencia administrativa. Remuneraciones y pago de comisiones a Empleados, Asociados y Contratistas PRODESEG S.A. contempla dentro de sus procedimientos el pago de comisiones a los asesores comerciales, gestores comerciales y al personal de proyectos únicamente por sus ventas mensuales y de acuerdo a la tabla establecida (anexo1) - aprobada por la Gerencia General. Las remuneraciones a proveedores, contratistas, etc. se hacen según lo pactado en el contrato o acuerdo laboral y no se da ningún tipo de dinero extra. Para los demás empleados operativos y administrativos, los pagos se hacen según lo estipulado en su contrato y solamente se hacen pagos adicionales (dinero o compensatorios) cuando la persona realiza trabajos en horas extra o días no laborales.

Contratos o acuerdo con terceras personas

PRODESEG S.A. incluirá en los contratos o acuerdos realizados clausulas, declaraciones o garantías sobre conductas anticorrupción y antisoborno, el área jurídica, TH y dirección de abastecimiento son los responsables de incluir dichas clausulas en todos los contratos, e incluir el derecho a terminar el contrato cuando ocurra una violación a este programa o cualquier regulación anticorrupción aplicable. El responsable de la negociación debe asegurarse que las clausulas estén incluidas antes de las firmas de los contratos o acuerdos, de no observarse deben solicitarlas al área jurídica.

Proselitismo político

PRODESEG S.A. no permite que se realicen actividades destinadas a financiar candidatos ni campañas de partidos políticos, ni se realizara ningún tipo de donación a estas.

Divulgación y capacitación

La divulgación formará parte de la cultura de PRODESEG S.A. y el Oficial de Cumplimiento, junto los líderes de áreas que son fuente de riesgo asegurarán que los terceros conozcan la política de cumplimiento y que el PTEE sea comprendido adecuadamente. El Oficial de cumplimiento y área HSEQ diseñarán las estrategias de divulgación y capacitación en PRODESEG S.A. que contribuyan en la mitigación de los riesgos de C/ST. La divulgación y/o capacitación se realizará por lo menos una (1) vez al año al personal de la compañía y se dejará constancia de su realización.

Canales de comunicación

PRODESEG S.A. dispondrá de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe de manera confidencial, anónima y segura acerca de incumplimientos del PTEE y posibles actividades sospechosas relacionadas con el Riesgo C/ST. Se incentivará a los denunciantes (internos y/o externos) a reportar tales irregularidades o conductas sin temor a posibles represalias de otros funcionarios de PRODESEG S.A., o conductas de acoso laboral para el caso de empleados de conformidad con la Ley. La comunicación se realizará por medio de la página web de la organización garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés. La línea de ética y transparencia es independiente a la línea de PQRS, no se reciben temas personales ni laborales y se debe suministrar información real y verificable.

SANCIONES CUANDO SE INFRINJA EL PROGRAMA


PRODESEG S.A. pondrá en marcha procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos; en asuntos relacionados a los trabajadores se procederá de conformidad con las normas legales laborales y disciplinarias vigentes establecidas y el reglamento interno de trabajo, respecto de infracciones al PTEE cometidas por cualquier empleado. De igual manera el generar un reporte o proveer información falsa o mal intencionada, se considerará inaceptable y para este caso se puede llegar a generar sanciones. Proveedores de bienes y servicios y/o distribuidores deben cumplir con lo pactado contractualmente en el acto jurídico que regula las obligaciones y derechos de las partes y a las formas previstas legalmente para terminar el vínculo si fuere necesario. Para el caso de las autoridades gubernamentales si fuere el caso, con la respectiva denuncia ante los entes de control competentes.

JESUS ANTONIO SAAVEDRA
Representante Legal


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